Datenschutz­hinweise

01 · Verantwortlicher

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Masad Thani, handelnd unter der Firma MPIONIER e.U.
Rappgasse 3A/3/2, 1210 Wien, Österreich
Telefon: +43 664 1295564
Offizielle Kommunikation, Neukunden und Datenschutzanliegen: office@mpionier.com
Betreuung für Bestandskunden: service@mpionier.com
Website: mpionier.com

Diese Hinweise betreffen unsere Website, Anfragen, Angebote und die Zusammenarbeit mit unserer Digitalen Marketing Agentur. Sie richten sich auch an Kontaktpersonen unserer Geschäftskunden, Mitwirkende an Foto- und Videoprojekten sowie Personen, deren Daten uns im Rahmen eines Auftrags übermittelt werden.

02 · Geltungsbereich und Rollen

Eigene Geschäftsabwicklung und Daten im Kundenauftrag

Für unsere eigene Angebots-, Vertrags-, Kommunikations- und Rechnungsverwaltung entscheiden wir über Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung und sind insoweit Verantwortlicher. Dass wir eine Leistung für einen Kunden erbringen, macht uns nicht automatisch für jede Verarbeitung zum Auftragsverarbeiter.

Verwalten wir beispielsweise Lead-Daten, Kontaktformulare, Kundenlisten oder personenbezogene Website-Daten ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen des Kunden, erfolgt dies als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dann bestimmt der Kunde die zulässigen Zwecke und Rechtsgrundlagen; Einzelheiten, Unterauftragsverarbeiter sowie Rückgabe und Löschung werden vor Datenzugriff in einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung geregelt. Diese Hinweise ersetzen diese Vereinbarung und die Informationen des jeweiligen Kunden nicht.

Entscheiden Beteiligte gemeinsam über Zwecke und wesentliche Mittel, ist eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO zu prüfen. Plattformbetreiber können für einzelne Vorgänge eigenständig oder gemeinsam verantwortlich sein. Maßgeblich ist die tatsächliche Tätigkeit, nicht allein die Bezeichnung im Vertrag. Eigene gesetzliche Pflichten und Verantwortlichkeiten von MPIONIER bleiben bestehen.

Die nachfolgend beschriebenen Projektverarbeitungen finden nur statt, soweit sie zur konkret beauftragten Leistung gehören. Die Aufzählung möglicher Daten ist keine pauschale Erlaubnis, sämtliche Daten zu erheben, mit anderen Projekten zu vermischen oder für eigene Werbung zu verwenden.

03 · Websitebetrieb

Aufruf der Website, Hosting und technische Daten

Beim Abruf unserer Website wird insbesondere Ihre IP-Adresse an den Webserver übertragen. Je nach Hostingkonfiguration werden außerdem Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Browser- und Betriebssystemangaben sowie die verweisende Seite protokolliert. Zweck sind die Bereitstellung der Website, Fehlerbehebung und Abwehr von Angriffen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Betrieb.

Hostinganbieter, Verarbeitungsorte und die tatsächlich eingestellte Logfile-Frist müssen vor Veröffentlichung ergänzt werden; siehe Anbieterübersicht. Vorgesehen ist eine reguläre Protokollierung für höchstens 30 Tage, soweit für Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich. Für konkret festgestellte Sicherheitsvorfälle werden nur die benötigten Auszüge getrennt bis zur Aufklärung und gegebenenfalls nach den Regeln zur Rechtsverteidigung aufbewahrt.

Der ausgelieferte Website-Code verwendet keine Analyse- oder Werbe-Tags, keine Cookies und keinen Local oder Session Storage. Schriften und Grafiken werden nicht von externen Schrift- oder Werbediensten geladen. Google Analytics, Google-Ads-Conversion-Tags, Meta Pixel, TikTok Pixel, LinkedIn Insight Tag sowie eingebettete Karten, Videos und Social-Media-Feeds sind nicht integriert. Hostingseitig hinzugefügte Funktionen müssen vor dem Start gesondert geprüft werden.

Werden später nicht unbedingt erforderliche Endgerätezugriffe oder entsprechende externe Inhalte eingesetzt, werden die erforderlichen Informationen, eine wirksame vorherige Einwilligung nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 und gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie ein einfach zugänglicher Widerruf eingerichtet. Ein bloßer Hinweis auf mögliche spätere Dienste aktiviert oder erlaubt sie nicht.

04 · Anfragen und Abstimmungen

Kontaktformular, E-Mail, Telefon und persönliche Gespräche

Wir verarbeiten Namen, geschäftliche Funktion und Kontaktdaten, Anfrage- und Gesprächsinhalte, Terminangaben sowie übermittelte Dateien, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Ihres Auftrags erforderlich ist. Bei Angeboten und Projektabstimmungen können auch Gesprächsnotizen, Änderungswünsche, Budgets und Freigaben dokumentiert werden.

Im Anfrageformular sind Name, E-Mail-Adresse, mindestens eine interessierende Leistung und eine Nachricht erforderlich. Mehrfachauswahl ist möglich. Die Eingaben werden durch unseren Website-Code ausschließlich lokal zu einer E-Mail an office@mpionier.com zusammengefügt. Unser Webserver erhält keine Formularnachricht. Erst Ihr E-Mail-Programm übernimmt den Entwurf; dessen Speicherung oder Synchronisierung richtet sich nach Ihrem E-Mail-Dienst. MPIONIER erhält die Nachricht erst nach Ihrem Versand. Die Kenntnisnahme dieser Hinweise ist keine Werbeeinwilligung.

Für die von Ihnen gewünschte Vertragsanbahnung und Durchführung eines eigenen Vertrags gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Kommunizieren Sie als Mitarbeiter oder Vertreter eines Unternehmens oder stellen Sie eine allgemeine Anfrage, verarbeiten wir die erforderlichen Angaben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere Interessen sind die sachgerechte Beantwortung, Organisation und nachvollziehbare Abwicklung der Zusammenarbeit.

Eine Kontaktaufnahme löst keine automatische Newsletter-Anmeldung aus. Telefonate und Besprechungen werden nicht heimlich aufgezeichnet. Ein gesonderter Einsatz von Aufnahme- oder Transkriptionsfunktionen bedarf einer vorherigen Prüfung und Information sowie, soweit erforderlich, Ihrer Einwilligung. Für die Speicherung gelten die nach Datenart getrennten Fristen unter „Aufbewahrung und Löschung“.

05 · Nachrichtenkanäle

WhatsApp und Nachrichten über Social Media

Wenn Sie mit uns über WhatsApp oder einen vereinbarten Social-Media-Kanal kommunizieren, verarbeiten wir Telefonnummer bzw. Profilkennung, sichtbare Profilangaben, Nachrichten, Anhänge und Kommunikationszeitpunkte zur Beantwortung und Projektabwicklung. Rechtsgrundlagen sind dieselben wie bei der sonstigen Kontaktaufnahme. Eine Nachricht ist keine Einwilligung in Werbung, die Übernahme Ihres gesamten Adressbuchs oder die Verwendung Ihrer Inhalte zum KI-Training.

Bei WhatsApp ist der Anbieter für die Europäische Region WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Die Verarbeitung von Nutzungs- und Verbindungsinformationen durch den Anbieter richtet sich zusätzlich nach seiner Datenschutzrichtlinie. Dort beschreibt WhatsApp auch Übermittlungen außerhalb des EWR, unter anderem in die USA, unter Berufung auf einschlägige Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln. Die konkrete Business-App-, Plattform- oder Schnittstellenlösung und gegebenenfalls zwischengeschaltete Dienstleister sind noch in der Anbieterübersicht zu bestätigen.

Die Nutzung eines Messengers ist freiwillig; alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder Telefon. Bitte senden Sie darüber keine Passwörter, vollständigen Kundenlisten, Patientenakten oder vergleichbar vertraulichen Unterlagen. Für solche Inhalte ist vorab ein geeigneter Übermittlungsweg abzustimmen. Auftragsrelevante Nachrichten und Freigaben werden, soweit erforderlich, in die Projektakte übernommen; nicht erforderliche Chat-Inhalte werden nicht vorsorglich dauerhaft archiviert. Unsere Löschung entfernt nicht automatisch Kopien beim jeweiligen Kommunikationspartner oder Plattformbetreiber.

Bei anderen Social-Media-Nachrichten hängt der Anbieter vom tatsächlich verwendeten Kanal ab. Vor Aufnahme solcher Kommunikationskanäle sind die konkreten Konten, Betreiber, deren Rollen und Übermittlungen in den ergänzenden Kanalinformationen zu benennen. Das bloße Angebot von Social-Media-Marketing bedeutet nicht, dass auf dieser Website solche Kanäle eingebunden sind.

06 · Geschäftsbeziehung

Verträge, Projekte, Freigaben und Abrechnung

Für Angebote, Beauftragung, Leistungserbringung, Betreuung und Abrechnung verarbeiten wir erforderliche Stammdaten, Firmen- und Rechnungsangaben, Vertrags- und Zahlungsdaten, Leistungsumfang, Termine, Budgets, Projektdateien, Freigaben und Leistungsnachweise. Unsere Dokumentation kann auch auftragsbezogene E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und nachvollziehbare Gesprächsnotizen umfassen.

Die Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich erforderliche Buchungs-, Rechnungs- und Geschäftsunterlagen verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere zur Erfüllung anwendbarer steuer- und unternehmensrechtlicher Pflichten. Daten von Ansprechpartnern, die nicht selbst Vertragspartner sind, sowie erforderliche Dokumentation zur Anspruchsdurchsetzung verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere Interessen sind die verlässliche Zusammenarbeit und der Nachweis vereinbarter, freigegebener und erbrachter Leistungen.

Für die Abrechnung erforderliche Daten können an Buchhaltung, Steuerberatung, Banken oder Zahlungsdienstleister gehen; für konkrete rechtliche Auseinandersetzungen erforderliche Unterlagen an Rechtsvertretung, Gerichte, Behörden oder, bei bestehender Deckung, Versicherer. Es werden jeweils nur benötigte Informationen weitergegeben. Die Dokumentation einer Nachricht macht bloßes Schweigen nicht zu einer Zustimmung und ändert keine gesetzlichen Beweis- oder Verbraucherschutzregeln.

07 · Unsere sechs Leistungen

Welche Daten in Agenturprojekten anfallen können

Betroffen sein können neben unseren direkten Kunden und deren Ansprechpartnern insbesondere Websitebesucher, Interessenten, Kunden unserer Auftraggeber, Social-Media-Nutzer und mitwirkende Personen. Der Agenturvertrag allein rechtfertigt nicht die Verarbeitung der Daten dieser weiteren Personen. Ihre Rechtsgrundlage ist für den jeweiligen Vorgang gesondert festzulegen; bei weisungsgebundener Verarbeitung bestimmt sie der Kunde als Verantwortlicher.

1. Google Ads und Suchmaschinenwerbung

Zur Einrichtung und Betreuung von Werbekampagnen können Konto- und Berechtigungsdaten, Ansprechpartner, Budget- und Abrechnungsangaben sowie Kampagnenstatistiken verarbeitet werden. Bei gesondert vereinbarter Lead- oder Conversion-Erfassung kommen etwa Formularangaben, Anfrageereignisse, Klickkennungen, Online-Kennungen und Zuordnungen zu Kampagnen hinzu. Zweck ist die Ausspielung vereinbarter Werbung und die Bewertung ihrer Wirkung. Berichte werden möglichst aggregiert erstellt.

Personenbezogenes Remarketing, Kundenlistenabgleiche und erweiterte Conversion-Verfahren sind keine automatische Folge einer Ads-Beauftragung. Sie setzen eine gesonderte Prüfung von Rechtsgrundlage, erforderlichen Einwilligungen, Empfängerrollen und technischen Einstellungen voraus. Ein Hashwert einer E-Mail-Adresse ist nicht automatisch anonym.

2. Social-Media-Marketing

Bei vereinbarter Betreuung, Beiträgen, Instagram Reels sowie Facebook-, Instagram-, TikTok- und LinkedIn-Kampagnen können Profil- und Kontokennungen, Zugriffsrechte, Bilder, Videos, Texte, Interaktionen, öffentlich sichtbare Kommentare, Direktnachrichten und Leadformular-Daten anfallen. Sie dienen der Inhaltserstellung, abgestimmten Veröffentlichung und Kampagnensteuerung. Zugriff auf Nachrichten und Kommentare erfolgt nur im beauftragten Umfang. Die Bildung personalisierter Zielgruppen oder ein Upload von Kundenlisten benötigt eine eigenständige datenschutzrechtliche Prüfung.

3. Suchmaschinenoptimierung und lokale Google-Sichtbarkeit

Für die Verbesserung der Auffindbarkeit, Google-Unternehmensprofile und Maps-Einträge können betriebliche Kontaktdaten mit Personenbezug, Ansprechpartner, Profilberechtigungen und öffentlich sichtbare Bewertungen mit Namen bzw. Profilkennungen verarbeitet werden. Such- und Nutzungsstatistiken können je nach freigeschaltetem Werkzeug hinzukommen. Individuelle Bewertungsanfragen an Kunden erfolgen nur mit dafür zulässiger Kontaktgrundlage. In öffentlichen Antworten werden keine zusätzlichen vertraulichen Kunden- oder Patientendaten offengelegt.

4. Websites und Landingpages

Bei Erstellung, Optimierung oder vereinbarter Wartung können Ansprechpartnerdaten, veröffentlichte Mitarbeiterangaben und Bilder, Benutzerkonten, Berechtigungen, technische Protokolle sowie Inhalte von Test- oder Produktivsystemen anfallen. Bei gesondertem Zugriff auf Formulare, Buchungssysteme oder Datenbanken können auch Daten von Websitebesuchern und Interessenten verarbeitet werden. Solche Zugriffe sind auf die erforderlichen Bereiche und Zeiträume zu beschränken; für Tests werden nach Möglichkeit künstliche oder anonymisierte Daten verwendet.

5. Content-Produktion

Für Texte, Fotos, Videos, Reels und Werbemittel können Namen, berufliche Angaben, Bild- und Tonaufnahmen, Stimmen, Interviewinhalte und dazugehörige Nutzungsfreigaben verarbeitet werden. Verwendungszweck, Veröffentlichungskanäle und Nutzungsdauer sind vorab festzulegen. Bei eigenen Verträgen mit Mitwirkenden kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein; erforderliche Einwilligungen werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingeholt. Handeln wir nur nach Kundenweisung, gelten dessen Rechtsgrundlage und die Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Eine Freigabe des Kunden ersetzt nicht automatisch die Rechte der abgebildeten Person.

6. Grafikdesign, Branding und Firmenlogos

Für Entwürfe, Markenauftritte und Logos verarbeiten wir Briefings, Kontaktdaten, Änderungswünsche, Freigaben und gegebenenfalls personenbezogene Bestandteile wie Namen, Unterschriften oder Portraits. Zweck sind Gestaltung, Abstimmung und Übergabe des vereinbarten Ergebnisses. Rein sachliche Gestaltungselemente ohne Personenbezug sind keine personenbezogenen Daten. Die Übergabe offener Dateien oder von Nutzungsrechten begründet keine unbegrenzte Speicherung aller Entwürfe und personenbezogenen Rohdaten.

Welche Anbieter, Datenkategorien, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und Speicherfristen im konkreten Projekt gelten, wird vor der jeweiligen Verarbeitung festgelegt und, soweit erforderlich, gesondert mitgeteilt. Ein Projektauftrag ersetzt weder eine erforderliche Einwilligung der betroffenen Person noch eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

08 · Produktion und Zusammenarbeit

KI-Werkzeuge, Stockmaterial und freie Mitarbeiter

Wir setzen KI-gestützte Werkzeuge zur Unterstützung von Entwürfen, Texten, Gestaltung und Arbeitsabläufen ein. Vorrangig werden Inhalte ohne Personenbezug oder mit auf das Erforderliche reduzierten Angaben verwendet. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen, wenn eine Zuordnung möglich ist. Personenbezogene Prompts, Bilder, Stimmen oder andere Dateien dürfen erst nach Prüfung des konkreten Dienstes, der Rechtsgrundlage, der Speicher- und Trainingsbedingungen sowie möglicher Drittlandübermittlungen verarbeitet werden. Für Kundendaten gelten zusätzlich die vereinbarten Weisungen und gegebenenfalls die Genehmigung von Unterauftragsverarbeitern.

Die Annahme eines Angebots oder dieser Hinweise ist keine pauschale Zustimmung zur Nutzung personenbezogener Daten für ein allgemeines KI-Modelltraining. Ein Einsatz für eigene Trainingszwecke ist durch die hier beschriebenen Agenturleistungen nicht gedeckt. Beabsichtigte neue Verarbeitungszwecke werden vorab gesondert geprüft und transparent gemacht.

Freie Mitarbeiter und Produktionspartner erhalten nur die für ihren Projektteil erforderlichen Daten und werden angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet. Ob sie Auftragsverarbeiter, Unterauftragsverarbeiter oder eigenständige Verantwortliche sind, richtet sich nach ihrer tatsächlichen Tätigkeit. Bei Stockmaterial können Lizenz- und Urheberangaben zum Nachweis der zulässigen Nutzung verarbeitet werden. Nicht jede Stock- oder Kreativsoftware erhält deshalb Kundendaten.

09 · Besonders schutzbedürftige Informationen

Gesundheitsdaten, Mandantendaten und Daten von Kindern

Patientenakten, Gesundheitsinformationen, vertrauliche Mandantenunterlagen, Daten über Straftaten und vergleichbar sensible Informationen gehören nicht zu den standardmäßig angeforderten Projektunterlagen. Bereits eine identifizierbare Anfrage an eine bestimmte Praxis kann Gesundheitsinformationen offenbaren. Bitte stimmen Sie notwendige Zugriffe deshalb vor einer Übermittlung mit uns ab.

Eine erforderliche Verarbeitung setzt neben einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO gegebenenfalls eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO bzw. die Voraussetzungen des Art. 10 DSGVO, die Beachtung von Berufsgeheimnissen sowie zusätzliche Schutzmaßnahmen voraus. Bei Daten Minderjähriger sind außerdem die jeweiligen Alters- und Vertretungsregeln zu prüfen. Solche Daten werden nicht ohne gesonderte rechtliche und technische Prüfung für Werbezielgruppen oder KI-Verarbeitung eingesetzt. Irrtümlich übermittelte sensible Inhalte werden gesichert, auf das Erforderliche begrenzt behandelt und mit dem Absender zur Rückgabe oder Löschung geklärt.

10 · Herkunft von Informationen

Daten, die wir nicht direkt von Ihnen erhalten

Je nach Auftrag erhalten wir berufliche Kontaktangaben, Projektinhalte, Bild- und Tonmaterial, Account- und Interaktionsdaten sowie Lead- und Conversion-Daten von unseren Kunden, autorisierten Ansprechpartnern, freigegebenen Kundensystemen oder den konkret eingesetzten Plattformen. Öffentlich zugängliche berufliche Angaben können aus Unternehmenswebsites, Firmenverzeichnissen, Google-Unternehmensprofilen oder öffentlichen Social-Media-Profilen stammen. Öffentlich zugänglich bedeutet nicht frei für jeden Zweck nutzbar.

Soweit wir selbst Verantwortlicher sind, informieren wir die betroffene Person nach Art. 14 DSGVO innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats, bei früherer Kontaktaufnahme spätestens dabei und bei früherer Offenlegung spätestens bei dieser. Gesetzliche Ausnahmen werden nur bei Vorliegen ihrer Voraussetzungen angewendet. Die konkrete Quelle und Datenkategorie werden im jeweiligen Zusammenhang angegeben. Bei Auftragsverarbeitung unterstützen wir den Kunden bei seinen Informationspflichten.

11 · Eigene Werbung und Referenzen

Keine Werbeeinwilligung durch eine bloße Anfrage

Die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Abwicklung eines Auftrags berechtigen uns nicht automatisch zu Newslettern, Werbeanrufen oder Werbenachrichten. Elektronische Direktwerbung und Telefonwerbung erfolgen nur unter Beachtung des § 174 TKG 2021 und einer passenden DSGVO-Rechtsgrundlage. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, muss sie vorliegen und kann jederzeit widerrufen werden.

Die Ausnahme für elektronische Werbung an bestehende Kunden setzt sämtliche gesetzlichen Bedingungen voraus: Erhalt der Kontaktadresse im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer Dienstleistung, Werbung für eigene ähnliche Leistungen, einfache kostenlose Ablehnung bei Erhebung und jeder Nachricht sowie keinen vorherigen Widerspruch einschließlich einer einschlägigen Listeneintragung. Die bloße Speicherung Ihrer Kontaktdaten reicht dafür nicht aus. Derzeit ist auf dieser Website kein Newsletter-Anmelde- oder Versandsystem eingerichtet.

Personenbezogene Referenzen, Testimonials, Portraits oder Projektdarstellungen verwenden wir für eigene Werbung nur nach einer gesondert geklärten Rechtsgrundlage, erforderlichenfalls mit Einwilligung, und mit den erforderlichen Nutzungsrechten. Die Zustimmung des Auftraggebers ersetzt nicht automatisch die Einwilligung seiner Mitarbeiter oder Kunden. Einwilligungsbasierte Veröffentlichungen werden nach Widerruf für die Zukunft beendet; erforderliche Nachweise können nach den untenstehenden Regeln beschränkt aufbewahrt werden.

12 · Dienstleister und Empfänger

Wer Daten erhalten kann – und was noch zu konkretisieren ist

Interner Zugriff erfolgt nur durch zuständige Personen. Externe Empfänger erhalten die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten. Im Einzelnen kommen folgende Gruppen in Betracht; entscheidend sind die tatsächlich eingesetzten Dienste:

Hosting, E-Mail und IT-Betrieb

Technische Zugriffsdaten, Kommunikations- und gegebenenfalls Projektdaten für Betrieb, Versand, Speicherung und Sicherheit. Grundlage: die zum jeweiligen Zweck angeführte Rechtsgrundlage; bei weisungsgebundenen Dienstleistern zusätzlich Art. 28 DSGVO.

Projekt- und Produktionspartner

Erforderliche Briefings, Kontaktdaten und Produktionsdateien für den beauftragten Projektteil. Je nach Rolle vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortliche; keine automatische Weitergabe aller Projektinhalte.

Werbe- und Social-Media-Plattformen

Nur bei entsprechender Nutzung: Konto-, Veröffentlichungs-, Interaktions-, Zielgruppen- oder Messdaten. Anbieter, konkrete Funktionen, Rollen und Grundlagen werden projektbezogen festgelegt.

Rechnungswesen und Rechtsvertretung

Erforderliche Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs- und Nachweisdaten für Abrechnung, gesetzliche Pflichten oder konkrete Anspruchsprüfung; Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO entsprechend dem Zweck.

Bei Auftragsverarbeitern werden Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Unterauftragsverarbeiter im Kundenauftrag werden nur im Rahmen der erforderlichen vorherigen Genehmigung eingesetzt. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt; eine routinemäßige Weitergabe von Kundenlisten für fremde Werbezwecke ist nicht Bestandteil unserer Leistungen.

13 · Internationale Anbieter

Übermittlungen außerhalb des EWR

Auch Fernzugriffe aus einem Drittland können eine Datenübermittlung darstellen. Für betroffene Verarbeitungen ist neben der DSGVO-Rechtsgrundlage ein zulässiger Übermittlungsmechanismus nach Art. 44 ff. DSGVO erforderlich. Dies kann ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder eine geeignete Garantie, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln mit erforderlicher Transferprüfung und ergänzenden Maßnahmen, sein. Bei Berufung auf das EU-US Data Privacy Framework ist die gültige Zertifizierung des konkreten Empfängers und ihr Anwendungsbereich zu prüfen.

Konkrete Empfänger, Länder und Mechanismen werden dienst- bzw. projektbezogen angegeben; noch nicht ausgewählte Anbieter werden nicht als bereits geprüft dargestellt. Informationen oder eine Kopie einschlägiger Garantien erhalten Sie unter office@mpionier.com, soweit erforderlich mit Schwärzung fremder vertraulicher Angaben. Für WhatsApp finden Sie ergänzende Anbieterinformationen im Abschnitt zu Nachrichtenkanälen.

14 · Aufbewahrung und Löschung

Klare Fristen statt unbegrenzter Speicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur für den erforderlichen Zweck und löschen oder anonymisieren sie anschließend. Die folgenden Regelfristen betreffen unsere eigene Verantwortlichkeit. Eine Frist wird nicht ausgeschöpft, wenn der Zweck vorher entfällt und kein anderer zulässiger Aufbewahrungsgrund besteht. Laufende Verträge, gesetzlich gebotene Unterlagen und konkrete Rechtsstreitigkeiten werden getrennt beurteilt.

Unverbindliche Anfragen ohne Auftrag

Bis zu 12 Monate nach dem letzten inhaltlichen Kontakt, soweit mögliche Rückfragen oder konkret absehbare spätere Projektentscheidungen dies rechtfertigen; sonst früher. Bei ausdrücklich vereinbarter späterer Fortsetzung bis zum vereinbarten Zeitpunkt mit erneuter Prüfung. Keine Fristverlängerung durch bloße automatisierte Werbenachrichten.

Laufende Kunden- und Projektverwaltung

Für die erforderliche Dauer des jeweiligen Auftrags bzw. Betreuungsverhältnisses. Nicht mehr benötigte Ansprechpartner, Zugriffe und Detaildaten werden bereits während der Zusammenarbeit bereinigt. Nach Ende gelten die folgenden zweckbezogenen Regeln, nicht pauschal die gesamte frühere Projektablage.

Rechnungen und aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Sieben Jahre ab Ende des maßgeblichen Kalenderjahres nach § 132 BAO sowie, soweit anwendbar, §§ 190, 212 UGB und § 11 Abs. 2 UStG. Länger nur bei einschlägiger gesetzlicher Pflicht, etwa wegen relevanter anhängiger Verfahren. Die Pflicht erfasst nicht automatisch alle Chats, Mediendateien, Website-Daten oder Kundenlisten.

Vertrags- und Leistungsnachweise

Erforderliche Vereinbarungen, Freigaben, Änderungsaufträge und Nachweise bewahren wir, soweit keine längere gesetzliche Pflicht gilt, regelmäßig bis zu drei Jahre nach Abschluss des betroffenen Projekts bzw. Vertragsverhältnisses zur Klärung und Abwehr von Ansprüchen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Erforderlichkeit und Umfang werden begrenzt; dies ist eine betriebliche Regelfrist und keine Aussage, dass alle Ansprüche dann verjährt sind. Eine abweichende Verjährung oder ein konkreter Streit wird gesondert geprüft.

Personenbezogene Entwürfe und Produktionsrohdateien

Bis zu 12 Monate nach finaler Übergabe bzw. Projektende, soweit vereinbarte Nacharbeiten oder konkret zu erwartende Anschlussarbeiten dies erfordern. Unnötige Aufnahmen, verworfene Inhalte und überflüssige Dubletten werden früher entfernt. Eine längere vereinbarte Archivleistung benötigt einen festgelegten Zweck und Zeitraum. Auftragsdaten des Kunden unterliegen vorrangig dessen Weisungen.

Nutzungsrechte und Einwilligungsnachweise

Erforderliche Nachweise für Bild-, Ton-, Referenz- oder sonstige zulässige Nutzung für die Dauer der betreffenden Nutzung und danach regelmäßig bis zu drei Jahre, soweit für den Nachweis der Rechtmäßigkeit erforderlich. Nach einem Widerruf findet keine weitere einwilligungsbasierte Nutzung statt. Aufbewahrt wird der erforderliche Nachweis, nicht allein deswegen das gesamte Rohmaterial.

Werbewidersprüche

Unverzügliche Beendigung der betroffenen Direktwerbung. Eine auf Kontaktkennung, Datum und Umfang beschränkte Sperrinformation bleibt so lange erhalten, wie sie erforderlich ist, um einen erneuten ungewollten Werbekontakt zu verhindern. Ihre Notwendigkeit wird regelmäßig geprüft; die Sperrliste wird nicht zu Werbezwecken genutzt.

Zugangsdaten und Berechtigungen

Nur solange der autorisierte Zugriff erforderlich ist. Nach Ende werden eigene Berechtigungen ohne unnötige Verzögerung entzogen und gespeicherte Zugangsdaten gelöscht oder nach Abstimmung übergeben. Eine Archivfrist für Leistungsnachweise erlaubt kein Weiterbestehen von Passwörtern oder Zugriffen.

Daten im Kundenauftrag

Nach dokumentierter Kundenweisung und vereinbarter Dauer. Nach Ende werden Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht; verbleibende Kopien werden gelöscht, soweit kein Gesetz die Speicherung verlangt. Die Abwicklung erfolgt ohne unnötige Verzögerung. Eine pauschale zusätzliche Aufbewahrung von Lead-, Patienten- oder Kundendaten für unsere eigenen Beweiszwecke ist dadurch nicht erlaubt.

Backups und technische Protokolle

Für Server-Logs gilt der oben beschriebene, vor Start zu bestätigende Regelwert von höchstens 30 Tagen. Für Backups ist ein begrenzter Überschreibungszyklus festzulegen; als Ziel sind höchstens 90 Tage vorgesehen. Die tatsächlichen Zyklen und gegebenenfalls kürzeren Kundenweisungen müssen vor Einsatz abgestimmt und hier bestätigt werden. Gelöschte Daten dürfen bei einer Wiederherstellung nicht erneut dauerhaft in den laufenden Betrieb gelangen.

Konkrete Streitfälle und gesetzliche Ausnahmen: Ist eine längere Aufbewahrung bestimmter Unterlagen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich, werden nur diese Daten bis zur Erledigung und zum Ablauf der dafür maßgeblichen Fristen gesperrt weitergespeichert. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. bei einer gesetzlichen Pflicht lit. c. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO berücksichtigt die Anspruchsverfolgung beim Löschungsrecht. Eine theoretisch denkbare Streitigkeit rechtfertigt kein pauschales 30-jähriges Archiv aller Daten.

E-Mail-Postfächer, Messenger-Exporte, lokale Ablagen und Kopien werden in die Löschprüfung einbezogen. Technisch erforderliche Backup-Restbestände sind gegen normale Nutzung geschützt und werden im begrenzten Zyklus überschrieben. Dauerhaft anonyme Statistiken können darüber hinaus aufbewahrt werden; bloß pseudonymisierte oder weiterhin zuordenbare Daten fallen nicht unter diese Ausnahme.

15 · Schutz und automatisierte Verarbeitung

Datensicherheit und menschliche Verantwortung

Zum Schutz der Daten sind risikogerechte Maßnahmen vorgesehen, insbesondere begrenzte Zugriffsrechte, sichere Authentifizierung, geschützte Übermittlungswege, Vertraulichkeit und abgestimmte Sicherungs- und Löschverfahren. Die konkrete Umsetzung hängt von den eingesetzten Systemen und den Anforderungen des Projekts ab und muss vor deren Einsatz festgelegt werden. Für besonders sensible Unterlagen vereinbaren wir gesonderte Übermittlungswege.

In der hier beschriebenen eigenen Anfrage- und Vertragsabwicklung treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Automatisierte Werbeausspielung, Zielgruppenbildung oder Erfolgsmessung in gesonderten Kundenprojekten kann Profiling darstellen und wird dadurch nicht als ausgeschlossen erklärt. Eine solche Verarbeitung ist vor Aktivierung projektbezogen zu prüfen und transparent zu beschreiben.

16 · Ihre Rechte

Auskunft, Löschung, Widerruf und Widerspruch

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der davor erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich an office@mpionier.com. Wir beantworten Anträge grundsätzlich innerhalb eines Monats. Eine gesetzlich zulässige Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate wird innerhalb des ersten Monats mit Begründung mitgeteilt. Zusätzliche Angaben zur Identitätsprüfung verlangen wir nur bei begründeten Zweifeln und im erforderlichen Umfang. Soweit wir nur Auftragsverarbeiter sind, leiten wir das Anliegen an den zuständigen Verantwortlichen weiter und unterstützen ihn.

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes. In Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, dsb.gv.at.

17 · Weitere Informationen

Erforderliche Angaben und Änderungen

Eine allgemeine Pflicht, uns personenbezogene Daten mitzuteilen, besteht nicht. Für eine von Ihnen gewünschte Antwort bzw. Leistung sind die dafür notwendigen Kontakt-, Vertrags- und gegebenenfalls gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben bereitzustellen. Ohne sie kann die Bearbeitung oder Leistung unmöglich sein. Freiwillige Angaben und Einwilligungen sind davon getrennt; ihre Verweigerung hat nur Auswirkungen auf die jeweilige optionale Funktion.

Normale externe Links rufen den fremden Dienst erst bei Betätigung auf; anschließend gelten auch dessen eigene Hinweise. Unsere Verantwortung für eigene Verarbeitungen bleibt bestehen. Wir aktualisieren diese Informationen bei Änderungen unserer Tätigkeiten oder Dienste. Eine geänderte Fassung schafft für sich allein keine neue Rechtsgrundlage oder Einwilligung. Vor einer Zweckänderung informieren wir Sie entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Stand: 29. September 2026 · Agenturfassung 3.0